TCE-SC: Capacitación y uso adecuado de Microsoft 365 como trampolín hacia el éxito

Para manejar tal demanda e información sensible, es necesario tener organización, seguridad y colaboración entre equipos, y la tecnología es un gran aliado para asegurar que los objetivos, metas y rutinas se cumplan según lo planeado.

Los Tribunales de Cuentas (TCE) desempeñan un papel crucial en el territorio brasileño al supervisar los gastos y los ingresos de los estados y municipios, siendo un organismo técnico, especializado e independiente.

Para manejar tal demanda e información sensible y crucial, es necesario contar con organización, seguridad y colaboración entre equipos, y la tecnología es un gran aliado para asegurar que se cumplan los objetivos, metas y rutinas según lo planeado.

Entendiendo esta necesidad, el TCE-SC tomó la iniciativa de desarrollar sus procesos y necesidades tecnológicas y, con la ayuda de Microsoft 365, garantizó beneficios en sus operaciones diarias – especialmente durante la pandemia y el momento crítico de la transición al trabajo remoto.

Microsoft 365 como Aliado en el Aislamiento Social

Nadie imaginó que una pandemia golpearía y que muchos métodos de trabajo cambiarían de la noche a la mañana. Claramente, debido a ser un momento nuevo y completamente impredecible, todo tuvo que ser acelerado; sin embargo, aquellos que habían avanzado en su viaje de transformación digital estaban un paso adelante en 2020.

Este fue precisamente el caso del TCE-SC, que ha estado modernizando y actualizando sus sistemas desde hace algún tiempo como una necesidad natural que surge de sus procesos y rutinas.

“Microsoft Office 365 llegó antes de la pandemia y era una necesidad para modernizar los sistemas de correo electrónico del Tribunal, implementando gradualmente otras aplicaciones y herramientas. Nuestra principal expectativa era mejorar el sistema de correo electrónico, el almacenamiento en la nube en OneDrive, y tener un paquete de oficina por suscripción, siempre teniendo las mejores versiones,” dice Daniel Antunes, Analista de Soporte en TCE-SC.

Para que esto sucediera, el Tribunal realizó un estudio de 6 meses para implementaciones, ajustes, seguridad y comunicación, además de buscar socios a través de sus procesos de licitación, y fue entonces cuando Teltec se unió al viaje para impulsar la tecnología.

La implementación planificada del servicio tuvo lugar a finales de febrero de 2020, y lo que nadie esperaba era que en marzo la pandemia se estableciera aquí, y todos los trabajadores pasaran al trabajo remoto, presentando nuevos y significativos desafíos para cualquier organización.

En este momento de trabajo remoto, el presidente del TCE-SC institucionalizó que Teams sería la principal herramienta de comunicación del Tribunal, y desde la transición al trabajo remoto, todas las sesiones plenarias que se llevaban a cabo en persona comenzaron a realizarse a través de la aplicación en línea, acelerando el proceso de adopción y transformación.

“Fue bueno tener una solución implementada, pero echamos de menos Teams, que no formaba parte de ese mapeo inicial, y hubo todo un esfuerzo por el ajuste y la comunicación interna,” explica Antunes.

Teniendo las aplicaciones y herramientas en casa – incluso si estaban en la fase de aprendizaje inicial – el TCE-SC estaba por delante de otros Tribunales y pasó poco tiempo inactivo, utilizando la tecnología a su favor y continuando con sus demandas lo más cerca posible de la normalidad.

“Antes de la pandemia, ya habíamos planeado, y eso nos hizo acelerar. Lo que era un esfuerzo convincente se convirtió en un punto de inflexión, y sabemos que si no fuera por las herramientas, el Tribunal se habría detenido como muchos otros en el país lo hicieron,” nos cuenta Jairo Wensing, Asesor de Gobernanza Estratégica para Tecnología de la Información y Comunicación.

Capacitación y Uso de Herramientas de Microsoft 365

Al implementar Microsoft 365, el TCE-SC contaba con un plan de capacitación y adopción para los equipos en persona, utilizando el laboratorio y aplicando prácticas para facilitar la incorporación de la herramienta en las rutinas diarias.

Sin embargo, debido a la pandemia, los planes tuvieron que ser modificados, y se crearon tutoriales y métodos para asegurar que el conocimiento no se perdiera.

“No hicimos lo que nos hubiera gustado en el primer año, y no pudimos adaptar la capacitación en línea junto con todas las otras demandas. En el primer año, la gente aprendió de la manera difícil, y en el segundo, con Teltec, comenzamos a estructurar y capacitar a las personas de manera efectiva sobre la herramienta, maximizando su uso,” enfatiza Daniel.

En este momento, el proyecto pasó de simplemente implementar licencias de Microsoft 365 a incluir un plan de viaje, capacitación y talleres, así como un soporte personalizado y continuo de nuestro equipo de Éxito del Cliente.

Se llevaron a cabo numerosas sesiones de capacitación sobre Outlook, MS Teams, OneDrive, Microsoft Delve, OneNote, Microsoft Forms, Sway, Gestión del Tiempo y Reuniones de Teams, con más de 560 participantes.

“Nos vimos obligados a ir al trabajo remoto, y nuestros cursos siempre habían sido presenciales. Al principio, no sabíamos cómo hacerlo, pero no podíamos estar sin capacitación. Con esta oportunidad de capacitación, los empleados comenzaron a aprender mejor lo que usan a diario. Muchas personas no son del campo de TI, por lo que tener este tipo de contenido es muy relevante para que todos entiendan las plataformas que proporcionamos,” comparte Odinélia Kuhnen, coordinadora académica y de capacitación.

Las capacitaciones estaban abiertas a cualquier persona interesada, y según Odinélia, generaron una participación significativa y comentarios positivos de los empleados.

Para asegurar que la capacitación fuera aún más adaptada a las necesidades de los usuarios, nuestro equipo de Éxito del Cliente mantuvo una estrecha relación con el TCE-SC para abordar puntos críticos y problemas, asegurando así que toda la capacitación estuviera realmente dirigida a lo que los usuarios necesitaban en sus actividades diarias.

“La relación con el equipo de Éxito del Cliente es excelente; entendieron a nuestra audiencia, nuestras necesidades, y tradujeron lo que necesitábamos en la capacitación,” reitera Daniel.

La Seguridad como Punto de Atención

La seguridad es un punto crucial en cualquier organización, especialmente cuando hablamos de agencias que manejan información sensible como los Tribunales, y este es otro aspecto positivo de Microsoft Office 365, que prioriza la seguridad y la calidad de la información en cualquiera de sus herramientas.

“Solo el hecho de que lo estemos usando en la nube ya proporciona un gran nivel de seguridad. Antes de Office, teníamos todos los servicios en las instalaciones y un proceso mucho más grande. Hoy, Microsoft comparte la preocupación con nosotros, y sabemos que las mejores prácticas existen, lo cual es un punto muy importante en nuestro uso de la plataforma,” explica Wallace Pereira, Director de Tecnología de la Información.

Otro punto es sobre la seguridad de los usuarios, que se está volviendo cada vez más consciente y educada sobre el uso de la herramienta, facilitada a través de contraseñas, AntiSpam, factores de autenticación y otras posibilidades proporcionadas por Office 365.

“La gente ya no puede trabajar sin esta herramienta. Tuvimos tantas versiones, riesgos de seguridad, y con una sola herramienta, resolvimos varios problemas a la vez,” enfatiza Jairo.

Usar una única herramienta proporciona comunicación unificada para el entorno, combinando comunicación, seguridad, colaboración y productividad para los empleados.